Как оценить эффективность работы с поставщиком

10 Мар

oebs_supplier_customer Несмотря на использование лучших практик  анализа потенциальных поставщиков, проведения эффективных переговоров и подписания договоров, защищающих Ваши интересы, никогда не нужно считать, что эта работа выполнена раз и навсегда и  Вы выбрали лучших поставщиков. Практическая работа часто показывает, что не все поставщики добросовестно выполняют взятые на себя обязательства, кроме того меняется со временем рыночная ситуация и внутренняя ситуация у поставщиков (изменение ценовой политики, обновление ассортимента, отсутствие товара на складе).

 Поэтому на каждого поставщика нужно собирать «досье». Любая информация может быть полезна при оценке возникновения рисков недобросовестного выполнения обязательств.

Что нужно знать о поставщике:

  • длительность работы на рынке в каждой из предлагаемой к поставке ассортиментной группе;
  • является ли лидером  на рынке, его ближайшие конкуренты;
  • широта предлагаемого ассортимента;
  • постоянное наличие на складе достаточного количества товара;
  • частота обновления ассортимента и регулярность информирования об изменениях;
  • иметь актуальный прас-лист;
  • гибкий подход к ценообразованию (знать при каких условиях возможны дополнительные скидки);
  • возможно ли проведение совместных маркетинговые акций;
  • наличие дополнительных услуг: мерчандайзинг, обучение сотрудников, предоставление методических и рекламных материалов .
  • Контактные лица (ЛПР – ключевой переговорщик, принимающий решения об условиях работы и менеджер, обрабатывающий наши заказы)
  • желательно знать финансовые показатели компании и динамику их изменения
  • ценно знать мнение о работе с поставщиком других его клиентов (компаний из других регионов, иногда мнение конкурентов)

  Рост оборотов поставщика является практическим  свидетельством востребованности его ассортимента. Если к длительному времени работы на рынке добавить и лидирующее положение в сегменте, то мы получим квалифицированного и опытного партнера, который даст компании  и качественную логистику, и стабильность поставок, и успешную договорную кампанию, и самое главное — уважительное отношение к клиенту. Такая компания росла, училась приспосабливаться, выходила из кризисов и становилась сильным игроком на рынке.

  Широкий ассортимент товара у поставщика в одной категории существенно облегчает работу отдела закупок. Компания получает хорошо подобранные линейки торговых марок, которые могут стать основой ассортиментной матрицы категории. Широкий ассортимент поставщика поможет специалисту по закупкам наполнить ассортиментную матрицу и по разным ценовым категориям, и по целевым ассортиментным группам (привлекающие, ключевые, ассортиментные товары), и по глубине наполнения номенклатуры.

  Регулярно не реже одного раза в полгода (лучше ежеквартально  в основных товарных категориях) нужно  проводить анализ текущей работы с поставщиками. Критерии во многом совпадают с параметрами, оцениваемыми при выборе поставщика:

1)      ассортимент

2)      цена

3)      условия оплаты

4)      надежность

5)      качество товара

6)      маркетинговая поддержка

7)      имидж поставщика

8)      сервис

   Для упрощения критерии будем оценивать по 5-ти бальной шкале.

Рекомендации по оценке каждого критерия:

ассортимент (возможность удовлетворять потребности существующих клиентов, широта ассортимента в каждой товарной группе, возможность закупки нескольких товарных групп, уникальность товаров):

1 – работаем с поставщиком по нескольким позициям, не более 10% его ассортимента; эти позиции являются товарами-заместителями нашего основного ассортимента  или сопутствующими позициями (редкозакупаемые, «перламутровые пуговицы»)

2 – ассортимент поставщика интересен, но он является ключевым поставщиком нашего конкурента

3 – работаем более по 30% ассортимента,

4 – работаем по 50% ассортимента, но товары не уникальны, их легко заменить на аналоги других торговых марок

5 – поставщик, является ассортиментообразующим для нас как минимум в одной товарной группе или имеет ассортимент уникальных (труднозаменимых) товаров

цена: возможность получения максимально низких цен. Отсутствие изменений цен на длительный период. В цену должны входить все  расходы на приобретение товара: транспортные, риск изменения курсов валют и т.п.

1 – цена хуже, чем закупочная цена наших конкурентов

2 – цена изменяется на каждую партию товара, необходимо вести постоянные переговоры и жестко контролировать цены в каждом счете

3 – поставщик предоставляет нам те же цены, что и нашим прямым конкурентам, изменение цен прогнозируемо и зависит только от курса валют

4 – в некоторых случаях, возможно, получить цены лучше конкурентов (контрактные закупки или депозитные программы)

5 – мы имеем эксклюзивную цену, лучшую, чем у конкурентов, на постоянной основе. Цена зафиксирована в гривне на длительный срок.

Необходимо также учитывать ретробонусы при оценке уровня предлагаемых цен. Ретробонус – премия, выплачиваемая поставщиком в денежной форме или в виде бесплатной поставки товара на сумму бонуса при достижении плановых объемов закупок. Для простоты сравнения ценовых предложений разных поставщиков ретробонус нужно учитывать как дополнительную скидку.

условия оплаты: возможность получения длительной отсрочки платежа без ущерба цене

1 – предоплата

2 – оплата по факту поставки или отсрочка платежа меньше среднерыночной у большинства поставщиков в отрасли

3 – отсрочка платежа соответствует среднерыночной у большинства поставщиков в отрасли

4 – отсрочка существенно превышает среднерыночную по отрасли (например, канцтовары – средняя отсрочка 30 календарных дней, 45 календарных дней – хороший показатель)

5 – реализация

надежность поставщика: высокий уровень поддержания складских запасов  +   отлаженная транспортная логистика, возможность оперативного выполнения внеплановых заказов с минимальными транспортными расходами)

1 – партии товара периодически поступают на наш склад с опозданием до 3 рабочих дней, иногда без предварительного уведомления об этом; ассортимент и количества товара  в расходной накладной не соответствуют счету-фактуре, полученной при согласовании заказа; частые перебои с наличием отдельных товарных позиций (могут отсутствовать более двух месяцев на складе поставщика), отгрузки блокируются на первый же день просрочки платежа

2 – заказы выполняются на уровне менее 60%

3 – нет четкого графика поставок, в основном использует услуги перевозчиков, уровень выполнения заказов меньше 70%

4 – отлаженная транспортная логистика, высокий уровень поддержания товарных запасов (80% и выше), но никаких отступлений от правил – невозможны внеплановые заказы, невысокая минимальная сумма заказа

5 – поддерживает на своем складе постоянный резерв для обеспечения 90% выполнения наших заказов, еженедельно доставляет товар  на наш склад в установленный по графику день, при необходимости готов осуществить внеплановый заказ с помощью транспортной компанией с доставкой на следующий день

качество товара

1 – невозможна замена брака

2 – наличие брака в каждой поставке товара

3 – не больше 1% брака, обмен брака занимает до календарного месяца

4 – менее 0,5% от закупленного за период времени товара (не менее 6 месяцев), оперативная замена поставщиком брака и возмещение недостач по рекламациям — 14 календарных дней

5 – отсутствие рекламаций по браку

маркетинговая поддержка: участие в нашем каталоге, программе лояльности, совместные акции, «чемпионаты» по продажам, обеспечение достаточным количеством каталогов и POS – материалов, обучение сотрудников

1 – поставщик не предоставляет каталоги продукции в достаточном количестве

2 – маркетинговая программа у поставщика номинально есть, но носит бессистемный характер, акции по продвижению не согласовываются с партнерами, неэффективны, механика их проведения запутана и непонятна, весь этот процесс отнимает много времени

3 – поставщик участвует в издании нашего каталога, размещает продукцию в интернет-магазине

4 – регулярно проводяться акции по продвижению ассортимента,

5 – поставщик предоставляет нам маркетинговый бюджет для продвижения своих торговых марок в нашем ассортименте, есть активное сотрудничество с нашей маркетинговой службой, регулярно проводит обучение нашого торгового персонала, предоставляет в достаточном количестве рекламные материалы

 Возможна оценка «0» по критерию маркетинговая поддержка. Маркетинговой поддержки может и не быть вовсе.

имидж поставщика: узнаваемость торговых марок, представляемых поставщиком, его место на рынке

1 – товары No name; поставщик новичок на рынке  (меньше года на рынке, репутации пока еще нет); оптовая компания (не производитель, не импортер, не региональный эксклюзивный дистрибьютор)

2 – региональный эксклюзивный дистрибьютор известных торговых марок в категории сопутствующих товаров

3 – отечественный производитель со всеми вытекающими сложностями в работе

4 – отечественный производитель, имеющий развитую дистрибуцию в национальных масштабах – лидер в отрасли ;  крупный импортер, имеющий в своем портфеле узнаваемые торговые марки, в том числе собственные private labels

5 – глобальный международный брэнд, лидер в своей товарной категории

сервис: полнота предоставляемых документов, скорость обработки заказа и ответа на запросы по наличию продукции, компетентность персонала, быстрота замены брака, минимум недостач и пересортов товара при поставке.

1 – нет доставки товара, невозможно зарезервировать товар

2 – проблемы с резервированием товара, информацию о наличии товара в реальном времени получить невозможно (например, точные остатки по складу можно получить только на начало или конец дня)

3 – часто поставка товара, сопровождается неполным комплектом документов, гигиенические заключения есть не на всю продукцию, замена документов проблематична и отнимает много времени.

4 – поставщик отдает нам предпочтение при отгрузке «дефицитных товаров», заранее информирует о возможных проблемах с наличием товара

5 – предоставление дополнительных услуг (например, нанесение логотипа на продукцию, представление аналитических данных по нашим закупкам)

удаленность поставщика – имеет значение при работе с поставщиком на условиях самовывоза или когда транспортные расходы оплачивает покупатель. В этом случае для корректного сравнения ценовых предложений разных поставщиков необходимо к цене товара прибавить транспортные расходы, распределенные на единицу товара. Косвенно этот фактор также влияет на надежность поставок.

  Нужно учитывать, что разные критерии имеют разный удельный вес при оценке поставщика. Поэтому оценку каждого критерия нужно умножить на поправочный коэффициент важности этого фактора сотрудничества с поставщиком (см. таблицу).

 

ассортимент

2

цена

2

условия оплаты

1,5

надежность

1,5

качество

1,25

маркетинг

1

имидж поставщика

1

сервис

1,25

 Что делать рейтингом поставщика, рассчитанным по нашей методике оценки? Ранжировать базу поставщиков внутри каждой товарной группы и делать выводы об эффективности работы с каждым из поставщиков.

1)      Стоит задуматься, для чего мы работаем с поставщиками, имеющими рейтинг меньше 28 баллов (т.е. со средней оценкой не выше 3 по каждому из критериев с учетом поправочных коэффициентов). Особенно если раньше мы считали поставщика важным для нас.

2)      Если общий бал не выше 38 (т.е. средняя оценка не выше 4 по каждому из критериев с учетом поправочных коэффициентов) и при этом как минимум по 2 ключевым критериям (ассортимент, цена, условия оплаты, надежность) оценка 5, то нужно вести переговоры на предмет улучшения качества работы поставщика по остальным показателям.

Например,

— иногда уровень сервиса можно поднять, попросив руководителя отдела продаж поставщика заменить менеджера, обрабатывающего наши заказы. Иногда качество обслуживания страдает из-за личной неорганизованности конкретного человека. Ввести штрафные санкции к поставщику за отсутствие полного комплекта документов – отсрочку по накладной считать с момента получения оригиналов всех документов на поставку товара

— совместно с маркетинговой службой инициировать проведение совместных акций с поставщиком. При вводе в ассортимент новой торговой марки обязательно требовать маркетинговый бюджет на ее продвижение.

— качество товара: аналогично прописывать штрафы, выводить из ассортимента товары, имеющие показатель по браку выше нормы

— с надежностью поставок, если «хромает» транспортная логистика иногда достаточно просто настоять на замене поставщиком компании-перевозчика. Если проблемы с % выполнения заказа опять же прописать штрафы за уровень выполнения заказа меньше нормативного.

— цена и условия оплаты – повторное проведение переговоров для получения выгодных условий.

 Исходя из оценки поставщика, ему присваивают статус:

ключевой поставщик – производитель или импортер, имеющий эксклюзивные права на торговую марку в Украине, предоставляющий нашей компании специальные условия (в идеале эксклюзивные). Высокая степень надежности поставок.

удобный поставщик – цена не выше, чем предоставляемая нашим прямым конкурентам. Высокая степень надежности поставок. Как правило, в эту категорию входят  поставщики ассортиментных групп товаров

резервный поставщик – поставщик, имеющий ассортимент аналогичный ассортименту ключевого поставщика, как правило, под другой торговой маркой. Заказы размещаются при отсутствии товара у основного поставщика. Главный критерий – возможность быстрого получения заказа. Часто фактор цены имеет второстепенное значения.

 

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: